Habilidades Comunicativas

I. Saber Hablar
Objetivos:
• Apreciar la importancia de las exposiciones orales como medio de comunicación de la gerencia.
• Identificar los factores que deben tenerse en cuenta al hacer una exposición
• Desarrollar un sistema para planear exposiciones eficaces.


Transmitir el Mensaje
• Su influencia puede depender de su habilidad para comunicarse
• Hablar en público puede generar temor y ansiedad
• Saber hablar es un don especial que puede aprenderse y perfeccionarse

Prepararse para la exposición, cuatro preguntas esenciales:
1. ¿Por qué debo hacerla? El propósito
2. ¿Para quién debo hacerla? El auditorio
3. ¿Qué  voy a decir? El contenido
4. ¿Cómo lo voy a decir?


Propósito de la exposición
• ¿Comunicar información? Informar
• ¿Hacer una propuesta? Vender
• ¿Inspirar o motivar? Incitar

Acerca del auditorio
• ¿Cuántas personas son?
• ¿Cuánto saben acerca del tema de la exposición?
• ¿Quiénes son?

Planear la exposición
• Decidir lo que va a decir
1. Resuma en una oración o párrafo corto lo que va a decir
2. Relacione los puntos esenciales que desea cubrir
3. Considere el tiempo total de la exposición y asígnele tiempo a cada punto, incluyendo introducción, conclusión y otros
4. Establezca la secuencia
5. Recopile información de apoyo

• Decidir cómo lo va a decir
1. Estructure su exposición
2. Prepare sus notas (palabras y frases claves, ideogramas)
3. Utilice palabras sencillas y frases cortas, lenguaje adecuado y pronunciación
4. Apóyese en ayudas visuales (estas son para el auditorio)
5. Utilice el humor y las anécdotas siempre que sean útiles y pertinentes
6. Ensaye su exposición


Hable con autoridad
• Vencer el miedo: sólo el conocimiento del tema le dará mayor seguridad.
• Estar vestido de forma apropiada
• Usar lenguaje gestual apropiado
• Cualidades vocales: resonancia, ritmo, velocidad, altura, volumen, modulación, claridad, pausas, entonación.

II. Saber escribir
Objetivos:
 Analizar las actividades que exigen comunicación escrita e identificar las áreas que deben mejorarse.
 Implantar métodos con los cuáles se obtengan resultados a través de una buena comunicación escrita.
 Desarrollar habilidades que permitan conseguir resultados por medio de la comunicación escrita.

Una comunicación escrita eficaz es la que:
• Transmite fielmente el mensaje
• Proyecta la imagen que el emisor considera apropiada para la situación

Para crear una comunicación escrita eficaz deben cumplirse tres etapas:
1. Prepararse para escribir
2. Escribir
3. Revisar lo que se escribió

1. Prepararse para escribir
• Piense:
- ¿Quién leerá el escrito?
- ¿Qué quiero decir? ¿Cuál es el mensaje?
- ¿Por qué debo decirlo? ¿Cuál es el propósito?

• Enumere:
- Los puntos principales
- Use fichas o ideogramas

• Organice:
- Ordene los puntos de acuerdo a un orden lógico
- Elimine las repeticiones y los puntos que no vengan al caso

2. Escribir
Los tres propósitos principales de la comunicación escrita son:
 Decir SÍ
 Decir NO
 Convencer (HACER)

Para escribir cartas POSITIVAS:
 Comunique directamente las buenas noticias
 Explique las buenas noticias, aclarando cualquier duda que puedan generar
 Termine con una frase de estímulo


Para escribir cartas NEGATIVAS:
 Comience con una frase neutral que sirva de “amortiguador”
 Explique la razón que justifique las malas noticias
 Comunique las malas noticias
 Sugiera alternativas posibles, si la hay
 Termine con una frase de estímulo

Para escribir cartas de PERSUASIÓN o de ACCIÓN:
 Comience con una frase que despierte el interés del lector, por ejemplo, una pregunta directa o un planteamiento afirmativo.
 Presente la propuesta o solicitud haciéndole ver al lector las ventajas probables.
 Emplee una frase que lleve a la acción.
- Indíquele al lector lo que debe hacer después.
- Estimule al lector para que actúe sin tardanza haciéndole ver las ventajas de una respuesta rápida.

3. Revisar lo que se escribió
Busque indicios de:
 Imprecisiones
 Mala presentación

Como hacer que un escrito luzca llamativo
 Llame la atención del lector con un título
 Use subtítulos
 Rompa los párrafos largos
 Use márgenes adicionales para llamar la atención
 Subraye o use mayúsculas para enfatizar
 Tenga en cuenta los cuadros y gráficos

III. Saber Escuchar
Objetivos:
 Apreciar la importancia de saber escuchar a oradores e interlocutores
 Mejorar las habilidades comunicativas mediante la comprensión del orador o interlocutor.
 Conocer las técnicas de la escucha activa

Cuando asista a una conferencia o exposición:
 Acérquese con una actitud positiva
 No permita que sus emociones desvíen su razonamiento
 Mantenga la concentración
 Encuentre algo que le interese
 No se ponga en la tónica de “tengo mucha prisa”
 Póngase en lugar de quien habla


 Escuche activamente
Escuchar activamente
Requisitos para escuchar activamente:


1. Intensidad. Concentrarse intensamente en el mensaje del orador y eliminar los pensamientos intrascendentes que interfieran.
2. Empatía. Ponerse en el lugar de quién habla, tratar de entenderlo.
3. Aceptación. Ser objetivo, aún cuando no estemos de acuerdo con el orador.
4. Totalidad. Captar el mensaje completo, preguntar si es del caso.


Habilidades para escuchar activamente


 Establezca contacto visual con el orador o su interlocutor
 Asienta con la cabeza y muestre una expresión facial adecuada
 Evite acciones o gestos que lo distraigan
 Haga preguntas
 Sintetice con sus propias palabras lo que el orador ha dicho (parafrasear)
 Evite interrumpir al orador
 No hable de más

GUÍA DE LA BUENA COMUNICACIÓN
1. Aclare sus ideas antes de comunicarse
2. Examine el verdadero objetivo de cada comunicación
3. Considere todo el medio ambiente físico y humano
4. Consulte con otros, donde sea apropiado, la planeación de la comunicación
5. Dese cuenta de las insinuaciones tanto como del contenido básico del mensaje
6. Tome la oportunidad, cuando surja, de comunicar algo de ayuda o valor para el receptor
7. Siga la comunicación
8. Comunique para el mañana tanto como para el hoy
9. Asegúrese que las acciones apoyen las comunicaciones
10. La última, pero no la menos importante: No busque solamente que lo entiendan sino entender.