Conceptos básicos de planeación

Planear es más que hacer planes, es construir el futuro que deseamos

Definición

Planear es decidir qué objetivos perseguir durante un periodo futuro y qué hacer para lograr esos objetivos.

En términos generales, podemos decir que la acción administrativa no se produce al azar o de manera arbitraria. Por el contrario, las decisiones de la administración responden a la racionalidad de las ciencias económicas, buscando la mejor relación entre esfuerzos y resultados. Así la gerencia de cualquier organización planifica decidiendo dónde quiere llegar y qué hacer para lograrlo.

En este propósito, la planeación responde tres preguntas básicas:

1. ¿Dónde nos encontramos?

2. ¿Dónde queremos estar?

3. ¿Cómo podemos llegar ahí desde aquí?

Al primer interrogante damos respuesta con el diagnóstico; al segundo con el establecimiento de metas y objetivos y al tercero con las estrategias, tácticas y actividades. Aspectos que estudiaremos más adelante.

Características de la planeación

Para comprender la verdadera naturaleza de la planeación es necesario comprender sus características esenciales. Dado que ella no puede tenerse como la panacea que resolverá todas las disfunciones y problemas de la organización, se requiere valorarla por los beneficios razonables que se pueden esperar de ella en condiciones normales de riesgo e incertidumbre.

La planeación se caracteriza por:

La capacidad para examinar la historia: La planeación se apoya en el conocimiento de datos históricos, series estadísticas, hechos pasados, situaciones conocidas y recurrentes que permiten visualizar y reconocer comportamientos de las variables de interés en el pasado, así como las tendencias que podrían indicarnos el rumbo posterior de las mismas. Lo anterior no significa que el pasado o el presente sean, necesariamente, iguales al futuro; no obstante, el comportamiento anterior será, casi siempre, un referente válido y necesario.

La evaluación de la situación actual: El proceso de planeación es esencialmente evaluativo de las capacidades actuales de la organización, es decir, debemos conocer con qué contamos ahora para poder calcular la intensidad de los esfuerzos requeridos y la dirección de los mismos, para el logro de las metas propuestas.

La previsión del futuro: La planeación se orienta a enfrentar una situación futura. En este aspecto es necesario pronosticar el estado posterior de las variables para estimar en que entorno vamos a interactuar; por demás, debemos imaginar y construir el escenario futuro que deseamos, no sólo es la curiosidad de conocer ese futuro, es tratar, más bien, de definirlo previamente.

La toma de decisiones: La planificación es esencialmente un proceso de toma de decisiones en espiral. Cada aspecto considerado clave para el éxito, debe ser cuidadosamente estudiado, y por tanto, en cada caso debe decidirse el curso de acción y los recursos necesarios para implementarlos.

Involucrar riesgos en el logro de objetivos/incertidumbre: Toda decisión involucra riesgos, en especial, cuando es mayor la incertidumbre. Ningún plan, por perfecto y completo que parezca puede garantizar el logro cabal de los objetivos planteados; ningún plan puede prever con exactitud una situación futura. Pero, los planes reducen los riesgos en condiciones de incertidumbre.

¿Por qué planear?

La planeación

Nos permite forjar el futuro: de manera que cuando planificamos estamos dándole forma al futuro, estamos imaginando, creando los escenarios donde queremos actuar.

Reduce el riesgo de tomar decisiones arbitrarias, improvisadas o basadas en la improvisación.

Reduce la incertidumbre y facilita el manejo de riesgos: Cuando previamente conocemos la ruta podemos manejar más apropiadamente las contingencias que puedan presentarse. No sabemos con exactitud que va a pasar, pero, estamos preparados.

Reduce el impacto del cambio: Cuando existen planes podemos manejar más adecuadamente los cambios, ya que éstos no nos tomarán por sorpresa; sin duda, la resistencia al cambio será menor si conocemos con antelación la dimensión y la dirección de esos cambios.

Se minimiza el desperdicio y lo superfluo: El plan facilita el manejo racional de los recursos; cuando se conocen las metas y las capacidades con que contamos es más fácil determinar las cantidades de insumos y esfuerzos requeridos para lograrlas.

Nos señala el camino y donde queremos llegar. El plan sirve de carta de navegación, de mapa mental para el logro de los objetivos. Un plan detallado registra el derrotero que es necesario recorrer.

Facilita la verificación de lo que vamos haciendo: El plan contiene los indicadores de logro y va señalando las brechas o desviaciones en el funcionamiento de los procesos.

Facilita el control de las variables claves: Cada variable tiene un estándar o valor de referencia. Los indicadores de gestión son confrontados con el estándar, lo cual nos permite verificar en cada caso el comportamiento de cada variable.

Aumenta el conocimiento de los negocios de la empresa: El proceso de planeación en conjunto incorpora mucha información valiosa, interna y externa, lo cual contribuye a aumentar el inventario de conocimientos claves en la organización.

Mejora el compromiso de los trabajadores: Cuando las personas conocen el plan y saben lo que se espera de ellas su compromiso con la organización puede aumentar.

Mejora la calidad del producto o servicio: Cuando hay previsión y compromiso con las metas en todos los aspectos, el resultado no puede ser diferente a un producto de máxima calidad.

Mejora el desempeño de la organización bajo criterios de eficacia, eficiencia y economía: la planeación mejora el desempeño global de la organización, es decir, se logran las metas en calidad, cantidad y oportunidad, usando apropiada y racionalmente los recursos.

Principios de la planeación

Orientación a los objetivos: Todo plan se concibe e implementa para conseguir unos objetivos o metas, por lo tanto, todos los recursos y esfuerzos dedicados se orientan ineludiblemente a alcanzar dichos propósitos.

Unidad de dirección: Por lo general las organizaciones disponen de varios planes simultáneamente, en sus diferentes procesos, centros de costos o negocios; sin embargo, todos estos planes deben estar articulados entre sí y con la misión y visión de la organización. Del mismo modo, cada plan integra objetivos diversos, los cuales deben orientarse en el mismo sentido.

Planeación como punto de partida: Toda la acción administrativa y operativa de las organizaciones parte de la previsión o de un plan. En la práctica esto se traduce en que todo lo que se hace en la organización se hace de manera planeada, pensada y no de acuerdo a lo que se nos vaya ocurriendo.

Relaciones entre objetivos, estrategias y políticas: Para lograr los objetivos eficientemente las organizaciones conciben y aplican diferentes actividades, tareas, tácticas y estrategias, la cuales corresponden a decisiones estudiadas en el marco de la investigación del comportamiento de variables internas y externas de la organización; así mismo, se establecen políticas que ofrecen un marco de acción a las decisiones de los administradores. En este orden de ideas, los objetivos, las políticas y las estrategias deben estar íntimamente relacionados, pues si no hay correspondencia entre éstos elementos, las posibilidades de éxito son mínimas.

Racionalidad basada en la eficacia y la eficiencia: La administración busca obtener los objetivos al menor esfuerzo técnico y económico. Esto es lo que justifica plenamente un proceso administrativo en las organizaciones y una de las contribuciones más importantes de la planeación.

Planeación y esfuerzo cooperativo: La planeación facilita la colaboración armónica entre los diferentes miembros de la organización y de los equipos de trabajo. Cuando todos conocen el plan es más fácil articular la labor de las personas, lo cual estimula la cooperación.

Alternativas como factores limitantes: Cuando decidimos entre varias alternativas, realmente estamos renunciando a las que excluimos, de manera que decidir es equivalente a renunciar a las otras alternativas; no podemos seguir dos o más caminos a la vez, cuando éstos son mutuamente excluyentes. Toda decisión, por lo tanto, tiene un costo de oportunidad equivalente al valor de lo que renunciamos al escoger una alternativa.

Cumplimiento de compromisos: Para que los planes cumplan su cometido es necesario que quienes tengan responsabilidades que cumplir en la ejecución del mismo efectivamente lo hagan. Si no se atiende el cumplimiento oportuno de las obligaciones correspondientes los planes pueden fracasar.

Flexibilidad: Los planes no deben interpretarse como “una camisa de fuerza” que inmovilice la capacidad de decisión y acción de los administradores. Las situaciones son dinámicas y cambiantes, así los mecanismos de retroalimentación de los planes deben ir señalando los ajustes que constantemente se deben hacer, para ajustar el plan a las nuevas condiciones. Si esto no se tiene en cuenta, probablemente vamos a disponer de planes obsoletos e ineficaces.

Facilidad para la verificación (articulación con el control): Los planes deben disponer de mecanismos retroalimentadotes oportunos, consistentes y fáciles de interpretar. Esto facilitará la verificación de lo que vamos haciendo y la corrección o prevención oportuna de situaciones indeseables. Aquí la planeación tiene una interfase importante con el proceso de control.

Actividades del proceso de planeación

• Hacer diagnóstico interno y externo
• Establecer objetivos
• Pronosticar el futuro
• Cuantificar y cualificar recursos
• Hacer proyecciones
• Revisar y ajustar el plan según los resultados del control y las condiciones cambiantes
• Coordinar durante todo el proceso de planeación

Contenido mínimo de un plan

1. Diagnóstico

2. Objetivos

3. Actividades

4. Recursos

5. Cronograma

6. Indicadores de logro

7. Seguimiento

El Diagnóstico

El diagnóstico es un análisis de información interna y/o externa que se realiza con el propósito de evaluar: la situación de la empresa, la probabilidad de éxito de una o más decisiones, las limitaciones y problemas para el logro de las metas y objetivos, sus potencialidades y, sobre todo, las posibilidades de crecimiento y desarrollo de una organización o parte de ella. Es el estudio de la situación real en que se encuentra la empresa, partiendo de este análisis podemos pronosticar el escenario futuro en que estará la empresa de acuerdo al horizonte temporal que hayamos determinado.

El diagnóstico interno debe hacerse sobre las variables de impacto en los resultados de la organización. Las situaciones internas favorables las llamamos fortalezas, las desfavorables internas las llamamos debilidades. En este sentido es necesario hacer la evaluación de:

• La situación financiera
• Instalaciones y equipos
• Componente tecnológico
• Posición competitiva
• Talento humano y estructura
• Capacidad administrativa
• Utilidad por cada negocio
• Otros

El diagnóstico externo se hace generalmente sobre las variables del entorno que tienen impactos positivos y negativos sobre la organización. Las situaciones favorables del entorno para nuestra empresa las llamamos oportunidades, las situaciones desfavorables las llamamos amenazas. Las principales variables del entorno son:

• Factores económicos
• Factores sociales
• Factores políticos
• Regulaciones legales
• Tecnología
• Competencia

El sentido del diagnóstico es conocer cuales son las debilidades y fortalezas internas, así como las oportunidades y amenazas externas. Haciendo el análisis de la situación actual podemos aplicar técnicas de predicción que nos faciliten el pronóstico de la situación de esas mismas variables en el futuro, lo cual nos servirá de base para diseñar los escenarios futuros para nuestra empresa.

Objetivos

Los objetivos responden a la pregunta dónde queremos estar. Son estados futuros que queremos lograr para la organización o variables de esta. Deben orientarse a neutralizar o anular las debilidades y las amenazas y, por supuesto, a aprovechar las fortalezas y oportunidades.

Las empresas tienen diversos objetivos organizados en una jerarquía que parten desde la misión, la visión, objetivos estratégicos globales, objetivos funcionales o departamentales hasta llegar a los objetivos individuales. En la fijación de objetivos generalmente de aplica un enfoque de cascada que consiste en que partiendo de la alta gerencia se van determinando los marcos referenciales para los objetivos de las dependencias subordinadas, hasta llegar al nivel operativo de la empresa.

Cómo establecer objetivos

Los objetivos deben redactarse muy bien para que sean comprensibles y alcanzables. La redacción del objetivo debe tener en cuenta como mínimo:

• Un verbo activo conjugado en infinitivo (que denote acción)
• Debe ser medible o verificable (aún cuando sea expresado de forma cualitativa)
• Debe contener un horizonte temporal que facilite su verificación
• Debe ser realista pero desafiante
• Deben ser pocos para no dispersar los esfuerzos

Son ejemplos de objetivos:

• Producir 3000 unidades mensuales durante todo el año 2010.
• Incrementar en 2% la utilidad neta durante el próximo año con relación al año 2010.
• Abrir dos nuevos puntos de venta en la ciudad en los meses de Septiembre a Noviembre de 2011.
• Capacitar 120 operarios de producción de las técnicas de reciclaje de resinas hasta el año 2012.
• Cambiar todos los equipos utilizados actualmente en el área de destilación durante el año 2010.
• Instalar y poner en marcha una nueva planta procesadora de pulpa en Arjona en los próximos tres años.

Actividades

Establecidos los objetivos debemos determinar cuáles son las actividades que debemos realizar para lograrlos. Establecer cómo vamos a organizar nuestros recursos para el logro de los objetivos. Aquí necesitamos establecer qué vamos a hacer y cómo lo vamos a hacer.

Lo primero es determinar las tareas básicas, por ejemplo, para el objetivo “Producir 3000 unidades mensuales durante todo el año 2003”, es necesario realizar un conjunto de acciones relacionadas con la adquisición de los insumos, diseño de producto y todo lo concerniente a la logística de entrada, tareas que tienen personas responsables de su operación.

Recursos

Establecidos los objetivos y las actividades requeridas damos cuenta de los recursos o elementos que necesitamos para llevarlas a cabo. Relacionamos, entonces:

• Planta física o instalaciones requeridas
• Equipos
• Vehículos
• Información
• Personas (con habilidades y perfiles)
• Dinero

Todo lo anterior puede expresarse en un presupuesto, que no es más que el plan expresado en cifras.

Calendario

Es necesario determinar la secuencia temporal de cómo se realizarán las actividades. Es ponerle fecha a cada una de las acciones que se van a realizar, para lo cual es de verdadera utilidad un cronograma expresado mediante una gráfica de Gantt.

Seguimiento

Todos los planes deben tener un seguimiento que permita observar las desviaciones que se presenten, o preverlas, si es del caso. El responsable debe tener la capacidad de decidir sobre alternativas para afrontar las contingencias que se vayan presentando, y no espera has el final para corregir las disfunciones detectadas.