Administración: Naturaleza y Características

Introducción

A través de la historia el hombre ha desarrollado las actividades necesarias para obtener los bienes y servicios que requiere para vivir; primero, fue nómada viviendo de la recolección de frutas y vegetales, de la caza y la pesca, luego, con el descubrimiento de la agricultura, se produjeron asentamientos humanos y se desarrollaron métodos que le permitieron obtener mejores resultados por medio del cultivo y del pastoreo.

Durante todo este proceso histórico que duró varios milenios, el hombre recurrió, siempre, a su capacidad gregaria para sobrevivir. Así pudo sobreponerse a las condiciones más difíciles, gracias al esfuerzo de grupo, ya fuese para defender un territorio –y todos los recursos que poseía- o para conquistar otro; así mismo, para adelantar las tareas económicas que garantizaran la subsistencia del grupo social.

No cabe duda, entonces, de que el ser humano desde los mismos albores de la humanidad desarrolló y aplicó técnicas económicas y administrativas para sobrevivir. Las actividades bélicas y de confrontación de las que dependían las conquistas de territorio y de recursos se basaron, así, en la planeación, la organización, la dirección y el control, mucho antes de que se conformaran las ciencias.

Con el surgimiento de grandes civilizaciones en la antigüedad se consolidaron, también, las prácticas administrativas. La prehistoria de la administración señala importantes aportes de los sumerios, egipcios, hebreos, chinos, indios, babilonios, griegos y romanos, entre otros.

Así mismo, se mencionan los aportes de filósofos, la iglesia católica, la organización militar, los economistas liberales, sucesos históricos como la Revolución Industrial, las actividades mercantiles y otros.

La Empresa

Pero, no cabe duda de que entre todas las creaciones del hombre la más sobresaliente sea la empresa. A través de ésta el hombre ha organizado todas las actividades necesarias para garantizarle a la humanidad el pleno desarrollo de su existencia. Las empresas producen los alimentos que consumimos diariamente, la ropa, el calzado y otras prendas que nos visten, las casas y apartamentos que habitamos, los automóviles en que nos desplazamos, los muebles y el equipamiento doméstico que utilizamos, los servicios públicos domiciliarios, los servicios de educación, salud y recreación, los libros que nos instruyen o divierten, la música, en fin, no hay, hoy en día, un bien o servicio que no sea producido por estas unidades económicas llamadas empresas.

Con el surgimiento de las empresas surgieron las prácticas administrativas y gerenciales sistemáticas que fueron orientando el surgimiento de las teorías administrativas, siempre en la búsqueda de la optimización de los recursos y de los beneficios económicos. Esta evolución del pensamiento administrativo será tratada más adelante.

No cabe duda de que entre todas las creaciones del hombre la más sobresaliente sea la empresa.

Empero, así como no hay dos personas iguales en el mundo, en esta sociedad de organizaciones tampoco existen dos empresas idénticas, pues cada una presenta características propias. En este sentido, se observa que pueden existir dos o más empresas dedicadas al mismo objeto social, dedicarse a la misma actividad, pueden ser de la misma naturaleza jurídica, pueden tener las mismas dimensiones, el mismo entorno, la misma base de clientes y proveedores, pero cada una desarrollará una única “personalidad”, una cultura, unas características propias que la hacen diferente de las demás.

De otro lado, las empresas son complejas en extremo, internamente están afectadas por una serie de factores que van desde los aspectos técnicos y financieros hasta los culturales, externamente funcionan en ambientes diferentes, condicionados por factores económicos, sociales, políticos, tecnológicos, legales y por la presión y competencia de otras empresas similares, entre otros.

La empresa es, entonces, un conjunto de recursos organizados para realizar actividades relativas a la producción o transformación de bienes y servicios que han de satisfacer las necesidades humanas. Los recursos que integran la empresa son físicos, financieros, técnicos, tecnológicos, de información y humanos; las empresas, de acuerdo a su actividad, pueden ser agropecuarias, mineras, industriales, comerciales, de servicios, y otras; de acuerdo con la procedencia del capital pueden ser privadas, oficiales, de economía mixta; de acuerdo con el tamaño pueden ser pequeñas, medianas y grandes; según el número de propietarios, pueden ser de propietario único o sociedades.

Administración: Naturaleza y Propósito

Las empresas no funcionan solas o al azar, las empresas necesitan ser administradas por personas capaces de cumplir con sus propósitos esenciales, para lo cual requieren aplicar toda una serie de técnicas administrativas desarrolladas por el hombre a través de la historia

En este orden de ideas, podemos afirmar que la administración es la actividad humana más importante, ya que a través de ella el hombre puede organizar y utilizar los escasos recursos de que dispone para la adecuada satisfacción de las permanentes necesidades humanas.

La administración es, entonces, el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos . Esto significa que:

 Cuando se desempeñan como administradores, los individuos deben ejercer las funciones administrativas de planeación, organización, dirección y control.

 La administración se aplica en todo tipo de organizaciones.

 La administración se ejerce en todos los niveles de la organización.

 El propósito de todos los administradores es: lograr un resultado positivo.

 La administración se basa en los principios de economía, eficacia y eficiencia.

Los administradores asumen la responsabilidad de emprender acciones que permitan a los individuos realizar sus mejores contribuciones al cumplimiento de objetivos grupales. En consecuencia, la administración se aplica lo mismo a organizaciones grandes y pequeñas, empresas lucrativas y no lucrativas, industrias manufactureras y de servicios.

En conjunto el sistema administrativo tiene la responsabilidad de coordinar todos los esfuerzos hacia el cumplimiento de la misión de las organizaciones, combinando los recursos disponibles e interactuando dinámicamente con el ambiente.

Las empresas necesitan ser administradas por personas capaces de cumplir con sus propósitos esenciales.

En el mismo sentido, el conocimiento de la administración y de buenas prácticas administrativas facilita la comprensión y gestión de la complejidad de las organizaciones, contribuye al manejo racional de recursos escasos, ayuda en la organización del talento y competencias de las personas y nos apoya en la búsqueda y universalización del bienestar.

¿Qué hace un gerente?

Como todo organismo social, las empresas requieren la acción de una persona o un equipo de personas capaces de tomar las decisiones necesarias para que puedan funcionar. Estas personas que orientan a la organización se llaman gerentes, directores, jefes, supervisores o líderes. Estas personas tienen sobre sus hombros la responsabilidad de los resultados, son ellas las que deciden qué hacer con los recursos disponibles, cuándo, cómo y dónde y, además, hacen que con entusiasmo los colaboradores desarrollen las tareas necesarias para alcanzar las metas propuestas.

Pero, así como difieren las empresas entre sí, también son distintas las formas de administración de cada una de ellas. Cada gerente o administrador tomará decisiones de acuerdo a la situación particular, basado en sus paradigmas, en su formación, y sobre todo en su estilo propio. Esto quiere decir, que en administración no existen recetas o formulas mágicas para resolver los problemas cotidianos de las organizaciones; existe sí, una serie de modelos administrativos que requieren ser contextualizados para minimizar la incertidumbre en logro de los propósitos de la empresa.

El éxito o fracaso de un gerente se mide por el logro de sus resultados; un gerente puede poseer estudios formales en muchas áreas del conocimiento, pero ello no les garantiza per se el éxito. Es necesario que el gerente desarrolle muchas habilidades relacionadas con la toma de decisiones, con su buen juicio y capacidad para leer adecuadamente las señales del entorno y de las situaciones internas de la empresa.

Los gerentes toman decisiones con el propósito de orientar el esfuerzo de todos los integrantes de la organización hacia el logro de objetivos; las decisiones están relacionadas, generalmente, con los recursos que administran y con las personas que deben dirigir.

En todo tipo de organización o empresa el trabajo operativo o misional es desarrollado con base en las directrices o instrucciones establecidas por la gerencia; para que se cumplan los propósitos lo gerentes deben ser líderes capaces de motivar o ejercer la autoridad que conlleve a la consecución de los mejores logros con el menor esfuerzo posible.

En administración no existen recetas o formulas mágicas para resolver los problemas cotidianos de las organizaciones.

Para que las empresas sean económicas, eficaces y eficientes, los gerentes deben aplicar el proceso administrativo, esto es, deben elaborar planes realizables, estableciendo objetivos y los cursos de acción a seguir para alcanzarlos; asimismo, deben organizar las tareas y el esfuerzo del grupo, acorde con los recursos disponibles en la empresa; deben, además, tener la capacidad para hacer cumplir las instrucciones y políticas, mediante la comunicación completa y fluida de las mismas, la motivación y el liderazgo adecuados; y, también, ejercer el control de todas las actividades y procesos para evitar que ocurran desviaciones o para corregirlas, si no pudieran evitarse.

Habilidades administrativas y competencias de los gerentes

Para un desempeño efectivo los gerentes deben disponer de las siguientes habilidades y competencias:

La habilidad técnica: que es la posesión de conocimientos y destrezas en actividades que suponen la aplicación de métodos, procesos y procedimientos. Implica por lo tanto el diestro uso de instrumentos y técnicas específicas. Por ejemplo, los mecánicos trabajan con herramientas y sus supervisores deben poseer la capacidad para enseñarlos a usarlas. De igual modo, los contadores aplican técnicas específicas de sus labores.

La habilidad social o humana: que se refiere a la capacidad para trabajar con otros individuos, esfuerzo cooperativo, trabajo en equipo, es la habilidad para interrelacionarse con otras personas de la organización, para crear un clima laboral armonioso.

La habilidad conceptual: que corresponde a la capacidad para comprender la empresa como un todo (visión holística) y sus relaciones con el entorno, entender el negocio en que compite, es distinguir los elementos más significativos de una situación, comprender las relaciones entre ellos y sus efectos sobre la organización.

La capacidad de decisión-acción: es la habilidad para tomar decisiones y la capacidad de hacer que se cumplan; es voluntad para pasar de la intención a los hechos, es diseñar soluciones creativas para los problemas y la habilidad para aplicarlas de manera precisa y oportuna.

La condición ético-axiológica: Los gerentes deben ser conscientes de los derechos de todos los miembros de la organización y de las responsabilidades que conlleva su actuación; los gerentes deben ser honestos e íntegros y tener plena conciencia de sus responsabilidades con los clientes internos y externos, proveedores, propietarios, organismos de control, y sobre todo, con la sociedad en general.

Funciones del Gerente

Todo el mundo está de acuerdo en que el propósito de la gerencia es garantizar que se logren unos resultados. Para ello, los gerentes deben formarse una idea de lo que su trabajo comprende, de las labores que deben desempeñar y de las actitudes y habilidades que les ayudarán a realizar dichas labores en forma eficaz y eficiente. Las funciones básicas que deben realizar son: Planificar, organizar, dirigir y controlar; pero, además de éstas, deben asumir otras funciones complementarias y diferentes roles, con el fin de responder a las expectativas propias y de los diversos grupos de interés.

El éxito o fracaso de un gerente se mide por el logro de sus resultados.

Cuando los gerentes no conocen en profundidad sus funciones, tienen incertidumbre con respecto a lo que deben hacer, los límites de su responsabilidad, las relaciones con otras personas, tanto dentro como fuera de la empresa y las habilidades que deben desarrollar con el fin de cumplir efectivamente sus funciones.

Entre los principales roles que debe asumir cualquier gerente están :

 El papel de representante: Representar la organización ante el mundo exterior, por ejemplo, comunicarse con clientes y proveedores.

 El papel de líder: La responsabilidad de establecer una visión y guiar efectivamente al grupo hacia ella.

 El papel de de enlace: Comunicarse con otros individuos y grupos en representación de su propio grupo.

 El papel de buscador de información o monitor: Adquirir información de su propio grupo, de otras partes de la organización, así como del entorno.

 El papel de difusor de información: Divulgar información tanto dentro de su grupo como en toda la organización.

 El papel de vocero de la organización: Comunicar al entorno información sobre la organización.

 El papel de emprendedor o empresario: Buscar nuevos negocios u oportunidades de inversión; desarrollar y contribuir al desarrollo de nuevas ideas.

 El papel de manejador de conflictos: Responder y enfrentarse a las situaciones difíciles y a los problemas de disciplina que surjan en la organización.

 El papel de asignador de recursos: Decidir cómo se organizarán o invertirán los recursos y cuáles son las tareas que cada quien debe realizar.

 El papel de negociador: Negociar con individuos u organizaciones dentro y fuera de la empresa.

El Proceso Administrativo

Los diferentes procesos y actividades de las empresas no se dan caóticamente o por mera casualidad. Toda organización tiene una misión que cumplir, unos clientes a quien servir, para lo cual se trazan metas y objetivos. Para el logro de esos objetivos es necesario utilizar los recursos disponibles, de tal manera, que pueda obtenerse de ellos el máximo provecho, organizar las diferentes tareas a desarrollar y establecer áreas de responsabilidad, dirigir la organización de acuerdo a ciertos modelos administrativos, y, controlar el rendimiento de la organización de acuerdo al plan operativo.

Todo lo anterior enmarca el llamado proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control, cuya racionalidad estriba en que las empresas deben obtener los mejores resultados con el menor esfuerzo y en las mejores condiciones posibles. Estas condiciones son definidas por ciertos principios básicos como son:

 Eficacia: Se refiere al logro de los objetivos bajo tres condiciones: cantidad, calidad y oportunidad.

 Eficiencia: Es la relación entre esfuerzos y resultados, entre insumos y productos; somos más eficientes cuando obtenemos mejores resultados con menores esfuerzos técnicos o económicos. La productividad es una medida de la eficiencia.

 Economía: Se refiere a la asignación racional de los recursos con el fin de que el proceso productivo se dé sin traumatismos ni desventajas de costos. Aclaremos que no siempre lo más barato es lo más económico.

 Equidad: Corresponde a la forma como a las organizaciones atienden las necesidades de sus clientes. Si bien es cierto que las organizaciones deben darle la misma importancia a sus clientes, debe tenerse en cuenta que éstos tienen distintas categorías de necesidades y diferentes capacidades para retribuir a las organizaciones por los productos que reciben, de manera tal, que es necesario aplicar criterios de progresividad. Por ejemplo, en el caso del precio de los servicios públicos domiciliarios para los hogares, se cobran tarifas diferenciales por estrato socioeconómico, aunque el costo de producción de cada unidad ofrecida sea el mismo.

 Ecología: Las empresas deben tener en cuenta que al funcionar su aparato productivo no afecten al medio ambiente natural. Todas las organizaciones tienen la responsabilidad de proteger la naturaleza, mediante el uso de tecnologías limpias, políticas de desarrollo sostenible y herramientas de mitigación de impactos ambientales, por lo menos.

 Efectividad: Ésta tiene relación con el impacto positivo que deben generar las organizaciones en su entorno social; se mide por las percepciones que tiene su base de clientes y la sociedad en general sobre la capacidad para cumplir cabalmente su misión. Cada organización debe generar rentabilidad social y/o económica.

 Ética: La administración es una práctica social que debe adelantarse con los máximos conceptos de la ética y la transparencia. La ética transciende la simple legalidad de las actuaciones, es decir, la acción administrativa tiene que ser benéfica para todos los involucrados, al tiempo que se respetan las leyes, las costumbres, la cultura y los códigos morales de la sociedad.

La racionalidad del proceso administrativo estriba en que las empresas deben obtener los mejores resultados con el menor esfuerzo y en las mejores condiciones posibles.

Las fases del proceso administrativo no ocurren de manera lineal a través del tiempo, esto es, no necesariamente suceden en el orden de planeación, organización, dirección y control. El proceso administrativo es más bien cíclico, donde las actividades están superpuestas y se aplican simultáneamente.

Todas estas funciones administrativas son necesarias para el logro cabal de los objetivos de manera económica, eficaz y eficiente.

Algunas Características de la Administración

Universalidad: Se aplica en todos los países y sociedades; igualmente, en cualquier organización, pública o privada, lucrativa o no, grande mediana o pequeña, de cualquier sector de la economía, en cualquier área o proceso; en el hogar y hasta en los proyectos de vida de las personas.

Situacionalidad: No existen fórmulas estandarizadas para resolver los problemas administrativos; cada situación es única y, por tanto, requiere una única atención. La aplicación de enfoques, teorías y técnicas requiere una debida contextualización.

Racionalidad: Busca la mejor relación costo/beneficio. Esta búsqueda ofrece un sentido para toda la acción administrativa.

Combina ciencia, técnica y arte: Se requiere habilidad técnica para aplicar el conocimiento científico. El conocimiento mismo no es suficiente, hay que saberlo aplicar.

Esfuerzo cooperativo: La administración es en esencia un esfuerzo grupal, el trabajo en equipo. El gerente efectivo debe ser un líder motivador, capaz de orientar los esfuerzos del grupo hacia metas claras.

La administración es un proceso: cuyos insumos son personas, bienes físicos, tecnología, recursos financieros, información, conocimientos y otros. El producto esencial de este proceso es el logro de la visión y la misión de la empresa.

Propósito: La administración sigue un propósito: lograr el objetivo con el menor esfuerzo. Algo diferente no tendría sentido alguno.

La administración es un sistema: integrado por personas (gerentes y colaboradores), técnicas, estructuras, procesos, procedimientos, normas, decisiones, etc. El sistema se orienta al logro de una misión y realiza los ajustes internos necesarios para interactuar con el ambiente y mejorar su capacidad operativa.

La administración es un medio: la administración no es un fin en sí misma, es un medio para obtener resultados.

La administración crea valor: para las organizaciones y para la sociedad a partir de recursos escasos. Todos los grupos de interés reciben algún tipo de beneficios, los cuales son generados por medio de la administración.