Las organizaciones necesitan ser administradas

Las organizaciones necesitan ser administradas

Las organizaciones necesitan ser administradas y su administración requiere todo un conjunto de personas encargadas de asuntos diferentes y ordenadas según una estructura organizativa. La tarea básica de la administración es la de hacer las cosas a través de las personas. Así, ya sea en las industrias, en el comercio, en las organizaciones de servicios públicos, etc., la eficacia con que las personas trabajan en conjunto para conseguir objetivos comunes depende principalmente de la capacidad de quienes ejercen la función administrativa. Algunos autores definen la administración como el proceso de llevar a cabo eficientemente actividades, mediante el uso de personas, para conseguir una serie de objetivos, o también como el proceso de lograr que las actividades lleguen a su término eficientemente con otras personas y por medio de ellas.

De esta definición podemos destacar:

1.- La necesidad de realizar actividades mediante otras personas. Los administradores serán buenos en la medida en que el equipo de personas que supervisan realice mejor su trabajo. Lo necesario no es que el directivo realice más cantidad de tareas que sus subordinados, sino que logre que éstos realicen de la mejor manera posible sus cargas de trabajo. Así, el mejor directivo no es el que más trabaja, sino el que consigue que sus subordinados trabajen mejor.

2.- Los conceptos de eficacia y eficiencia. La eficiencia se refiere a la relación entre los resultados obtenidos y los recursos empleados. Puesto que los administradores tratan con recursos o insumos que son escasos, se ocupan del empleo eficiente de esos recursos. Por tanto, la administración busca minimizar los costes de los recursos. Ahora bien, no basta con ser eficiente. La administración también tiene que conseguir que se ejecuten las actividades, es decir, buscan la eficacia. Ésta es la consecución de los objetivos propuestos. Mientras la eficiencia significa hacer las cosas correctamente, la eficacia significa hacer las cosas correctas. Eficacia y eficiencia son factores independientes, ya que ninguno de ellos tiene por qué afectar necesariamente al otro. La mejor organización sería aquélla que logra ser al mismo tiempo eficaz y eficiente, es decir, que fija las metas correctas y las alcanza, utilizando sus recursos de forma óptima.

3.- El proceso representa las funciones o actividades primarias en que participan los administradores. Por lo general a esas funciones administrativas se las denomina: planificación, organización, dirección de recursos humanos y control.

El significado de la palabra administración lo podemos identificar con la palabra anglosajona management. Drucker (1989) considera que la misión fundamental del management es: conseguir una actuación conjunta de las personas que componen la organización, dándoles objetivos y valores comunes, una estructura adecuada, y la continua orientación para responder ante los cambios. Las tres características fundamentales del management, que deben contemplarse como una totalidad interrelacionada, son las siguientes:

·         Tarea innovadora: Definir misión.

·         Tarea de liderazgo: Gestionar recursos humanos.

·         Aplicación de técnicas específicas en cada área de la organización.

La primera tarea del manager es definir la misión de la empresa, y para definirla correctamente hay que orientarse absolutamente hacia el exterior de la propia empresa, mercado y clientes. Esto exige innovar y hacer frente al cambio, redefiniéndola y actualizándola periódicamente. El manager debe tener capacidad de análisis y síntesis para saber qué está sucediendo en el entorno, qué cambios o circunstancias nuevas son problemas y cuáles son las oportunidades, que es necesario mantener y que es preciso cambiar, etc.

En función de estos conocimientos, el manager habrá de tomar decisiones, generar objetivos y verificar su cumplimiento, controlando los resultados. Para ello es necesario utilizar y conocer herramientas analíticas.

Pero también hay que conseguir que todos los miembros de la organización conozcan la misión, participen de ella, la asuman como propia y sepan cómo pueden contribuir con su capacidad para hacerla posible. Ésta es la parte relacionada con el liderazgo. La motivación, la estructura organizativa y toda aquella actividad que tiene que ver con la conducción de la gente que trabaja dentro de la organización y con sus valores humanos, es lo que hará que la misión no sea una simple utopía, un deseo o aspiración, sino lo que da sentido a la actividad por el bien de alguien.

El management se desarrolla sobre un conjunto de principios esenciales:

1.    Se refiere al hombre: integra a la gente en un proyecto común, la gente debe sentirse parte de un proyecto común y capaz de poder aportar lo mejor de sí misma en algo que merece la pena.

2.    Debe encontrarse profundamente inmerso en la cultura propia de un país: puesto que se trata de integrar personas en un proyecto común, cómo hacer que se integren será un reto para el manager, deberá encontrar e identificar aquellos elementos de su propia cultura, tradición, historia, que puedan utilizarse para construir el management.

3.    La primera función del manager es pensar, elaborar y dar ejemplo respecto a los fines, valores y objetivos, para ello necesita autoridad y responsabilidad, así como sistemas de información y canales de comunicación que le permitan saber si está alcanzando los resultados.

4.    Debe ser capaz de estimular el desarrollo constante de cada uno de sus miembros a medida que cambien las necesidades y las oportunidades.

5.    Una organización se compone de gente con diferentes capacidades y conocimientos que realizan diferentes tipos de trabajo. El management debe construirse sobre la comunicación y sobre la responsabilidad individual, toda persona debe estar segura y bien informada de lo que se espera de ella.

6.    El management debe ser eficaz en el cumplimiento de sus objetivos y eficiente es decir cumplir los fines con la menor cantidad de recursos posibles, en todos los niveles de la empresa. No valen sólo los resultados a corto plazo para medir la eficacia del management y de la organización. La posición en el mercado, la innovación, la productividad, el desarrollo personal, la calidad, la situación financiera, son importantes para la eficacia y la supervivencia de la organización.

7.    Los resultados sólo se dan en el exterior de la empresa: el resultado es un cliente satisfecho, un estudiante que aplica los conocimientos adquiridos, etc. La empresa existe para la sociedad y en el interior de la empresa sólo existen costes.

En resumen, practicar el management consiste en llevar a cabo, con sentido innovador, las funciones de planificación, organización, gestión de recursos humanos y control, creando las condiciones para que la gente pueda sentirse motivada y satisfecha, con el fin de prestar un servicio. El management ya no está reservado únicamente a los altos directivos, sino que se asigna a los diversos responsables de una organización, en todos los niveles.

La constitución como disciplina científica de la administración es un fenómeno relativamente reciente. Sus fundamentos se sentaron a principios de siglo, cuando la expansión y consolidación de las empresas empezó a plantear problemas crecientes de gestión que necesitaban ser resueltos. Uno de los primeros en estudiar el tema, cuyas aportaciones se han mantenido hasta ahora, fue Fayol en 1916, un directivo francés que, trató de sistematizar las tareas de dirección en una empresa. Su planteamiento, que concibe la dirección como un proceso (camino sistemático y organizado para hacer las cosas) que comprende una serie de funciones (actividades u operaciones) que conducen a un cierto fin, se ha mantenido poco menos que inalterable hasta nuestros días.

Bajo este enfoque, la administración es descrita y analizada a través de las actividades que la componen y busca la eficacia y la eficiencia. Desde entonces se definen como funciones clásicas del proceso directivo: la planificación, la organización, la dirección de recursos humanos y el control.

Planificar consiste en decidir por anticipado qué se quiere hacer en el futuro y cuáles son los medios que van a arbitrarse para alcanzarlo; supone una toma anticipada de decisiones, por cuanto sirve para determinar qué quiere conseguirse, cómo se va a lograr y cuáles son los recursos necesarios para ello. La planificación se materializa en planes de muy distinto tipo, desde los que tratan de prefijar la situación futura de la empresa en los próximos veinte años, hasta los que determinan la cantidad exacta de tipos de productos concretos que va a elaborar una fábrica la próxima semana.

Planificar implica comprometer los recursos de la empresa o de alguno de sus departamentos con un propósito determinado; ahora bien, no puede convertirse en un corsé que impida la adaptación de esa empresa ante nuevas circunstancias; es una ayuda, no un estorbo. Quiere esto decir que no es un fin en sí misma, sino una forma de reducir la incertidumbre que rodea a la actuación empresarial.

Organizar consiste en diseñar la estructura organizativa, esto es, el patrón más estable de relaciones entre los miembros de la empresa. La jerarquía es un sistema eficiente de asignación de recursos alternativo al mercado; es una consecuencia de los principios de especialización división del trabajo, que permite distribuir la capacidad para resolver problemas y tomar decisiones entre los distintos niveles y puestos de la organización. Frente a la ingenua opinión anarquizante de que toda autoridad es mala por lo que supone de control y de pérdida de autonomía de los subordinados, el principio de autoridad no es más que un principio de orden, que determina quién tiene que hacer qué cosas, lo que simplifica enormemente el trabajo de la empresa. Su manifestación más sencilla pero incompleta es el organigrama.

La dirección de recursos humanos pretende integrar dentro de esa estructura a los individuos que van trabajar en ella, y conseguir que orienten su comportamiento en la forma adecuada, hacia el logro de los objetivos de su organización o unidad. Para ello debe ocuparse del reclutamiento, selección, entrenamiento y asignación de personas a puestos. Ahora bien, la empresa no puede confiar en que sus miembros se comporten voluntariamente de la forma adecuada, incluso a pesar de que se hayan empleado los mecanismos de selección y entrenamiento idóneos. El diseño de un sistema de recompensas adecuado es un primer procedimiento para tratar de acompasar los intereses de unos y otros; pero no bastará con ello, por lo que habrá que influir en el comportamiento de otros, ejercer, en suma, una tarea de liderazgo. La capacidad de liderazgo es lo que permite influenciar el comportamiento de terceros, incluso, al margen de las relaciones de autoridad.

El trato con las personas, esa capacidad para hacer que otros se comporten de la forma adecuada, se movilicen tratando de alcanzar los objetivos del grupo u organización, es tan importante que para algunos dirigir es exactamente esto: liderar recursos humanos, asignando al resto de funciones una importancia menor.

Con el control se pretende verificar que el comportamiento de la empresa se mantiene dentro de los límites previamente fijados y, en caso contrario, tomar medidas. Es, en este sentido, el complemento de la planificación; por cuanto pretende garantizar que aquello que nos comprometimos a hacer de antemano realmente se vaya cumpliendo y, en caso de no ser así, que se realicen las correcciones pertinentes para hacer que los hechos se adecuen a los planes (siempre y cuando los planes puedan seguir en vigor; habrá casos en que el control permitirá identificar los cambios a realizar en los planes, derivados de una situación con la que antes no se había contado o, sencillamente, de errores de cálculo previos).

El control, en general, consiste en medir los resultados previstos y compararlos con los esperados, para, a partir de ahí, identificar desviaciones, si las hubiera, así como la forma de corregirlas. El proceso de control no acaba en ningún caso antes de realizar las correcciones a que hubiera lugar; no basta con identificarlas si después no se hace nada para ponerlas en práctica.

La planificación precede normalmente al resto de las funciones; mediante el proceso de planificación se fijan los objetivos y medios para alcanzarlos, información que es imprescindible para diseñar la estructura organizativa capaz de llevarlos a cabo (organización) y seleccionar y motivar al personal adecuado (dirección de recursos humanos). Por último, el control verifica el grado de cumplimiento de los planes e identifica a los responsables gracias a su conocimiento de la estructura organizativa.

Tomado de elprisma.com